Jak zorganizować się z robotą – kilka praktycznych porad, spostrzeżeń i życiowych „mądrości” – odcinek 1

Dla potrzeb tego tekstu załóżmy, że przede wszystkim na samym początku to w ogóle nam zależy na tym, żeby osiągnąć jakiś efekt swoją pracą i że jesteśmy też choć minimalnie zmotywowani – to nie będzie tekst motywacyjny.
Oczekiwane efekty mogą być różne, udana impreza, posprzątany / zadbany dom, czy projekt zamknięty w terminie i z dobrą jakością dostarczony do klienta.

Najpierw trzeba wiedzieć, co trzeba zrobić

Weźmy pozornie błahy przykład: naszym pierwszym „projektem” jest posprzątanie całego domu przed wizytą rodziny. Mamy więc bardzo konkretne zadanie i bardzo konkretny termin. Musimy jednak odpowiedzieć sobie na jedno bardzo ważne pytanie: co jest naszym rzeczywistym celem? Bo wiesz, możesz chcieć mieć po prostu czysto w domu, bo ostatnio jest trochę zaniedbany, a możesz np. chcieć zrobić dobre wrażenie na rodzinie, albo zwyczajnie uniknąć „matkowania” za uchem, że tu źle, tam niedobrze, a w ogóle to „jak spaliście, to posprzątałam w łazience, bo mieliście bałagan”.

Na tym etapie widzimy, że „posprzątanie domu” to najczęściej nie będzie nasz cel, a w zależności od tego, jakiego efektu oczekujemy, to weźmiemy się inaczej do roboty. Będziemy potrzebowali innych narzędzi do lekkiego przetarcia każdego zakamarka, a innych do gruntownego wyszorowania podłóg, gresów, odświeżenia ścian itd. Jeśli mamy zrobić na odwiedzających wrażenie, to pewnie ważniejsze od wyszorowania fug za pralką będzie kupienie i ustawienie ładnych świec i wazonu, żeby dom nabrał trochę rodzinnego wymiaru.
Jeśli to będzie zupełnie zwyczajne sprzątanie, jakie robimy co tydzień, no to nie musimy go specjalnie planować, ale jeśli jest to coś ekstra, wymaga dodatkowych zakupów, a nie mamy też na to za dużo czasu i rąk do pomocy, to wypada to rozplanować.

Plan działania – kiedy i po co?

Doszliśmy do kwestii czasowej. Powiedzmy, że jest poniedziałek, a nasz „projekt” musi być skończony w niedzielę.

• Jeśli to zwykłe sprzątanie – luz, lepiej pozbierać się psychicznie do piątku, wypocząć w sobotę i posprzątać w niedzielę, zdążymy. Dokładniejszy plan nie jest potrzebny.
• Jeśli to zorganizowanie np. imprezy dla dzieci – no niby wszystko można zrobić w niedzielę, zakupy tylko zrobić w sobotę, ale jak zamówisz tort w sobotę, to na niedzielę go raczej nie dostaniesz, więc jeśli tego nie zaplanujesz wcześniej, to pewnie obniżysz jakość imprezy. Wypadałoby też wcześniej zaprosić znajomych dzieci, odezwać się do ich rodziców. Dużo tego nie ma, więc nie ma co szczegółów rozpisywać na kartce, ale coś tam z tyłu głowy mieć trzeba, żeby nie zapomnieć o niczym.
• Jeśli to bardzo dużo bardzo małych zadań – bo i sprzątanie i impreza i z psem do weta, z dzieckiem do krawca, zebranie w szkole, zmiana opon, rodzice w domu od środy, trzeba zanieść buty do szewca, odwołać rezerwację kortu etc. etc. wtedy trzeba być dobrym ogarniaczem albo rozpisać sobie plan działania, żeby o niczym nie zapomnieć.
• Jeśli to ukończenie większego projektu dla klienta – tutaj pewnie trzeba w detalach rozpisać, co dokładnie i po kolei trzeba zrobić.

Mówią, że lepiej dłużej poplanować i krócej popracować i to jest prawda z tym zastrzeżeniem, że to krótsze pracowanie to po prostu unikanie błędów wymagających bieżącej i czasochłonnej naprawy. Dobrze jest sobie usiąść z kartką i długopisem; telefonem; komputerem i zacząć rozpisywać zadania. Naturalnie chce nam się je zapisać w formie listy chronologicznej, tylko że na samym końcu jeszcze przypomni nam się coś, co musimy wcisnąć pomiędzy poprzednie zadania i zaczyna robić się bałagan. Dlatego lepiej na początku pogodzić się z tym, że ta lista powstanie w ostatecznej formie nie prędzej niż przy drugim przepisywaniu. Jeśli w trakcie robienia listy coś Ci wpadło do głowy na ostatnią chwilę, to najlepszy dowód na to, że była potrzebna.


Kolejność listy jest też istotna ze względu na zależności pomiędzy zadaniami. Np. nie zrobię zadania „wykup leki” dopóki nie zrobię zadania „pójdź z psem do weterynarza” a nie zrobię tego zadania, dopóki nie odbiorę psa od kumpla, a zanim odbiorę, to muszę kupić kumplowi prezent w podzięce, że przypilnował mi psa. Efekt jest taki, że wiesz, że żeby w piątek wykupić leki dla psa, już dziś musisz iść do monopolowego. Dzięki rozplanowanym działaniom na pewno o tym nie zapomnisz i pomimo tego poczucia, że „e, to jeszcze 5 dni, ogarnie się” to już dziś poczujesz, że musisz wykonać ten pierwszy krok, bo inaczej terminarz zacznie się zacieśniać, a masz jeszcze masę innych rzeczy do zrobienia.

Chronić się przed porażkami

Wykonanie planu i poprzednie przykłady pokazują nam, że całość planowania to jedynie sposób unikania porażek, wąskich gardeł, fakapów, błędów itd. Prawda jest taka, że to, co zajmuje nam najwięcej czasu, energii i emocji, to łatanie dziur po uprzednich zaniedbaniach. Dlatego jeśli chcemy mieć jakieś tam mniejsze czy większe cele, to przede wszystkim musimy dbać o to, żeby nic na naszej drodze się nie wywaliło.

To prosta rzecz, że niedoświadczeni ludzie, planując swój pierwszy 6-godzinny spacer po górach, potrafią wyposażyć się w każdy możliwy sprzęt zabezpieczający ich przed każdą możliwą sytuacją i spędzić jeszcze dodatkowe dziesiątki godzin na grupach internetowych i ze sprzedawcami w sklepach, żeby się doinformować na temat zagrożeń. Z drugiej strony jako ci sami ludzie czasem nie ogarniemy np., że dzieci trzeba uczyć, że nawet jak jest zielone światło, to się najpierw trzeba rozejrzeć, a potem przechodzić, a nie iść na pewniaka przed siebie zgodnie z powtarzanym wszędzie „czerwone — stoisz; zielone — idziesz”.


W codzienności nasze zagrożenia w „projektach” wyglądają tak samo:

• zagrożenie naturalne, które tylko w pewnym stopniu można przewidzieć, ale nie wiadomo, kiedy wystąpią i nikt z przewidujących nie jest za nie odpowiedzialny
• zagrożenie zewnętrzne, które można przewidzieć, wiadomo, kiedy mogą wystąpić i ktoś jest za nie odpowiedzialny
• zagrożenie wewnętrzne, czyli nasz błąd, który przeważnie możemy przewidzieć

Ostatni punkt jest jasny – zagrożenie wewnętrzne możesz wyeliminować odpowiednim planowaniem, żeby niczego nie zepsuć.

Zagrożenie zewnętrzne, takie jak kierowca nieprzestrzegający przepisów, kiedy ktoś już jest na pasach – w zasadzie nie było do przewidzenia, ale można było wcześniej określić, że w momencie przechodzenia przez pasy takie zagrożenie może w jednym na dziesięć tysięcy przypadków wystąpić, więc lepiej 10 000 razy się rozejrzeć, żeby raz nie trafić do szpitala z czyjejś winy.

Zagrożenie naturalne to cały ten żywioł, który potrafi wprowadzać nam chaos, jak np. nagła powódź, albo niespodziewana tygodniowa wizyta dalszej rodziny.
Przenosząc to sobie na taką codzienną pracę biurową, możemy się wielokrotnie zabezpieczyć: ktoś idzie na L4 – mamy gotowy plan zastąpienia każdego stanowiska; klient nagle zmienia warunki – przez doświadczenie mieliśmy to na uwadze już wcześniej, więc mamy zapas w terminarzu; nagle brakuje internetu, a wszyscy są online – każdy pracownik ma telefon z pakietem internetu i instrukcję, jak udostępnić internet do komputera. I tak dalej i dalej i dalej. Wcześniejsze planowanie zagrożeń jest niezwykle istotną kwestią, kiedy zależy nam na spokojnej i nieprzerwanej realizacji zadań bez tworzenia jakichś korków realizacyjnych, kiedy pół firmy stoi, albo wesele czeka, bo ktoś tam o czymś zapomniał czy czegoś nie dostał na czas i nie przekazał tego dalej.

Stres organizacyjny i korki realizacyjne

Przewidywanie zagrożeń to część listy zadań do wykonania. Jeśli całość roboty do zrobienia zaczyna wypełniać całość terminarza, to każde najmniejsze potknięcie będzie bardzo bolało. Dobra, w niektórych przypadkach po prostu zabraknie serwetek z logo firmy na spotkaniu z klientem i nikt nawet tego nie zauważy, ale to też sygnał do tego, że może przesadziliśmy z planowaniem detali na początku i trzeba było z góry parę elementów odpuścić, zamiast się katować perfekcjonizmem.

Gorzej jest w przypadku, w którym zapomnieliśmy zatankować, więc nie dowozimy worka kawy do palarni na czas, tam czeka na niego zakontraktowany pracownik, któremu właśnie uciekają godziny i będzie musiał to przekładać z innymi pracownikami, którzy będą się musieli do tego ułożyć, dzwoniąc do rodziny i przekładając termin u weterynarza, ktoś nie dostanie kawy do biura na serię spotkań zarządów pt. „nasza kawa nasza sprawa”, chociaż była zamówiona i to gwóźdź programu, jakiś kierownik zacznie panikować i nerwowo dzwonić do opiekuna biura, ten do przewoźnika, do palarni kawy, w palarni kawy zaczną dzwonić między sobą, potem dzwonią do prezesa od klienta, powiedzieć, że kierownik na nich krzyczał i że robią, co mogą, a my tylko stoimy w polu bez paliwa i zasięgu, kiedy tam liczba połączeń telefonicznych i stresu między ośmioma kolejnymi osobami wywala już korki ciśnieniem.


Oczywiście w większości przypadków wystarczyłoby stwierdzić tam w biurze „dobra, to się nie uda” i pójść po jakąkolwiek inną kawę do sklepu i też by się nic złego nie stało, tylko czy da się pójść do sklepu, kiedy co chwilę odbiera się telefon w tej sprawie, polecenia i prośby o sprawdzenie tego i tego i wysłanie wiadomości tu i tam i skontaktowanie się z kimś jeszcze. No już samo czytanie tego akapitu jest wkurzające i dlatego mówi się, że tylko spokój może nas uratować.

Spokój w realizacji

Spokój, który może nas uratować, bierze się tylko z jednego – z pewności. Pewność natomiast bierze się z (od najlepszych do najgorszych): doświadczenia; szkolenia; niewiedzy, głupoty. Jest też czarny koń wytwarzający pewność i jest to opieka, oparcie, świadomość tego, że ktoś jest oddany czy nam, czy temu co robimy i zawsze jak coś się zepsuje, to będziemy mogli poprosić tę osobę o przywrócenie save’a w naszej grze, albo przejdzie za nas trudniejszy etap, z którym sobie nie radzimy.

Ten ostatni punkt jest newralgiczny, bo jeśli nawet będziemy świetnie wyszkoleni i będziemy mieli ogromne doświadczenie, ale jeśli ktoś uzna, że nasze doświadczenie nie daje mu oparcia (np. kierownik albo matka panikuje, że nie ogarniemy powierzonego zadania, kiedy doskonale ogarniamy) to nasza pewność będzie zaburzona, wewnętrzny spokój będzie zaburzony i będzie oddziaływać na kolejne osoby w naszym otoczeniu.

W momencie fakapu sytuacja, w której nagle kilka czy kilkanaście osób zaczyna między sobą nerwowo wymieniać komunikację, szukać wszędzie rozwiązania problemu (a raczej narzucać innym osobom rozwiązania), panikować, szukać winy w innych osobach itd. itp. to sytuacja, która jest codziennością w wielu firmach i branżach. Też umówmy się, to że ktoś nie załatwił kawy i teraz 4 inne osoby piszą mu dokładnie co ma zrobić od A do Z i co chwilę proszą o status realizacji, to nie są to osoby, które dają w tym momencie oparcie i są opiekuńcze.

Jak to może wyglądać:

– Hej, widzę, że wszyscy się stresują tym tematem, ogarniesz?
– Tak.
– No i git

Albo:

– Ogarniesz?
– Nie.
– Luz, odpuść temat, ja to zrobię. Wiem, że ogarniasz i teraz masz inne ważne rzeczy, to podzielimy obowiązki.

Na pewno nie tak: „Dobra, zostaw, kur*wa, ja to zrobię”.

Każda osoba, która jest „nad kimś” w strukturze powinna mieć choć minimum tego zapasu realizacyjnego, żeby przejąć zadanie od swojego pracownika czy domownika, a nie harmo napięte na 120% żeby zarząd był jak najbardziej zadowolony. Koniec końców, to zarząd decyduje, ale jeśli to Ty jesteś w zarządzie i wolisz, jak wszyscy są napięci na 120%, to na pewno dojdziesz do punktu, w którym wypadnięcie jednego elementu ze struktury zmieni tak napięcia na pozostałych elementach, że ciężko to będzie potem od nowa poukładać, a sam codzienny stres i strach wśród pracowników będzie też odbijał się na produkcie i na kliencie.

Powyższe też tłumaczy, dlaczego w wielu firmach handlowcy i marketingowcy nie mają absolutnie żadnego kontaktu z wykonawcami. Jakby wiedzieli, jak wykonawcy tam żyją, to by im otwartość umysłu na kreacje marketingowe nagle zmalała.


Większość z nas nie ma wpływu na to, jak jest prowadzona organizacja firmy w której pracujemy, bo większość z nas to szeregowi pracownicy bez większej władzy, ale mamy wpływ na to, co robimy ze swoim życiem, z naszą rodziną i znajomymi, a w każdym z tych miejsc, jeśli nie chcemy się denerwować i nie chcemy, żeby inni byli zdenerwowani, to musimy wypracować w sobie i spokój i miejsce na to, żeby kogoś wesprzeć bez przewracania oczami i marudzenia, że „olaboga, znowu nie ogarnąłeś”, tylko z opiekuńczością.

Oczywiście najłatwiej utrzymać spokój, kiedy mamy plan działania, zapas realizacyjny w harmonogramie, większość zagrożeń wyeliminowaliśmy już wcześniej, a te wynikające nagle i znikąd, gdzieś tam z tyłu głowy przewidywaliśmy i nie czujemy się nimi niezwykle zaskoczeni.

Pewnie każdy z nas zna co najmniej jedną osobę, która po upuszczeniu paczki jajek na podłogę chodzi po mieszkaniu i klnie na czym świat stoi oraz jedną, która w takiej sytuacji mówi „a dobra, i tak trzeba w końcu pomyć w szczelinach pod szafkami” i po prostu zabiera się do roboty zupełnie niewzruszona. Zobaczmy też, jak to wpływa na atmosferę – jeśli ten klnący osobnik wyharczy nam, że teraz to my musimy iść po jajka, to czujemy, że ponosimy konsekwencje nieswoich win i to jest bardzo złe uczucie niesprawiedliwości. Jeśli ta osoba, która bierze się do sprzątania na spokojnie pyta, czy skoczymy po drugie jajka, to pewnie poczujemy, że jest między nami współpraca i że właśnie wspieramy się wymieniając między sobą zadania oraz że może i wykonujemy to łatwiejsze zadanie, ale jakże istotne dla realizacji celu, bo jak babcia przyjedzie to placek musi być, wiadomo.

W następnym wpisie przejdziemy do kwestii komunikacji i problemów w komunikacji. Najciekawsze, że w komunikacji mamy dwa typy sygnałów: 1) ktoś coś powiedział / zasygnalizował 2) ktoś czegoś nie powiedział / nie zasygnalizował. Jak to ogarniać?